?

Log in

No account? Create an account
just so trifles
Ну, разве это не повод танцевать огненную джигу?
про тайм-менеджмент: письма 
26th-Nov-2012 01:50 am
Знание пришло тут. Рассказываю. Авось, пригодится кому.

Проблема: полная почта писем, на которые нужно своевременно реагировать, и длиннющий список дел, лишающий веры в светлое будущее.

Итак, действие первое:

Полностью расчищаем папку "входящие". Она должна быть пустой. Кажется странным, но есть сильный приятный момент от её прочистки. Worth trying. Ощущение законченности работы гораздо более сильное, чем если просто сделать все непрочитанные прочитанными. Вообще удивительно, но это маленькое изменение достаточно сильно меняет ощущения. В гугле, кстати, можно одним тычком всё содержимое "входящих" пересунуть в другую папку, в т.н. "архив".


Куда, собственно, расчищать. Когда мы только взялись за разгребание писем в первый раз, наша папка "входящие" содержит практически всю нашу переписку вообще. Поэтому для начала разбираем первые несколько страниц по описанной ниже схеме, а остальное (это "остальное" есть у нас только в первый раз) сваливаем в братскую могилу aka "архив".

Алгоритм такой. Во-первых, письма, не требующие ответа или некоторого действия и не содержащие чего-то важного, просто сразу удаляем напрочь. Если ответа или действия всё ещё не требуется, но содержание письма может нам понадобиться, то перекладываем в другую папку. Папок может быть много, они могут быть вложенными. Главное чтобы структура папок позволяла быстро находить нужное письмо, если вдруг нужно.

Папка "задачи". Те письма, которые мы не удалили сразу, таким образом, предполагают какой-то наш ответ или действие. Если мы можем решить вопрос сразу (то есть минут за 5, не  больше), то так и делаем. Если не можем, то перекладываем в "задачи". Выделяем потом на эту папку специальное время в графике, открываем её, и идём по ней тупо от старых к новым (избавляет от многих страданий, по крайней мере меня избавляет).

----- антракт------

Действие второе:

Работаем со списком задач. Из писем, головы, и прочих источников у нас формируется список задач. С ним мы делаем вот что:

1) находим там задачи с фиксированными сроками. Расставляем их по календарю, и занимаемся ими в соответствующее время. Может неплохо работать выделение в календаре конкретных временных диапазонов на каждую задачу. В это время занимаемся только ей, и больше ничем.

2) Остальные задачи могут быть классифицированы на важные и неважные, а также на срочные и не срочные. Первым делом, конечно, делаем важные-срочные, а дальше - важные-не срочные. Когда сделаем - ощущение "мы успеваем" будет куда внушительнее, чем если вторым номером пойдут срочные-неважные. Причём не только ощущение, но и реальное положение дел: в нашем случае все важные дела сделаны. Если бы мы поступили иначе, то пока мы делали бы срочное-неважное, важное-не срочное стало бы новым срочным, то есть мы опять не успели.

3) Всякий раз добавляя в список новую задачу помещаем её в конец.

4) Садясь работать, просматриваем полученный список. Следим за тем, на каком пункте залипнет внимание. Не взгляд, не жажда сделать более простую работу сначала, и не что-то ещё, а именно внимание. Оно, как мы знаем, не всегда падает туда же, куда взгляд. Тренируем внутреннюю честность, в общем, и делаем эту самую задачу.

5) Если с первыми n пунктами после m просмотров списка не произошло залипания внимания, описанного в 4), то они просто удаляются. Да, просто удаляются. Можно для начала попробовать с n=20, а m=3, но, понятно, надо подбирать. На самом деле вовсе не так легкомысленно, как выглядит. Если наше внимание упорно пролетает какие-то задачи, то скорее всего мы либо будем делать их слишком долго, заглушая тоску вконтактиком, либо наоборот слишком быстро и халтурно. Зачастую решение задач нужно не нам одним, так что такие задачи лучше доверить кому-то другому, кто сделает их лучше. Если они всё же окажутся именно нашими задачами, то через какое-то время снова возникнут, материализовавшись в конце списка. Если не возникнут - тем более всё ок.

6) Чтобы всё успевать, нужно пить много воды. "Некогда объяснять". Но попробуйте, а потом сомневайтесь :)





Comments 
26th-Nov-2012 12:54 pm (UTC)
не знаю, про засыпать быстрее - не уверена :) Но есть основания полагать, что тогда можно быстрее проснуться :))
This page was loaded Sep 19th 2019, 6:38 am GMT.